O produktivite v práci sa toho popísalo mnoho. Ako ju však skutočne zvýšiť na maximum a celkom sa pri tom nezodrať? Žiaden strach, nie je to až také zložité. Produktívnejšie práce v kancelárii sú na dosah, musíte si iba vedieť spestriť každodennú rutinu. Častokrát stačí prehodnotiť isté nesprávne návyky, ktoré nás zbytočne oberajú o čas i energiu. Poďme sa teda pozrieť na to, ako docieliť, aby ste dosahovali lepšie výsledky a vedeli si vychutnať svoju prácu.

Pracujte v príjemnom prostredí

Nezáleží na tom, akú veľkú kanceláriu máte, ba ani na tom, kde sa vaše office centrum nachádza. Omnoho podstatnejšie je prispôsobiť si pracovný kútik na svoj obraz, respektíve postačí niekoľko detailov a predmetov, ktoré sú vám blízke. Vďaka nim sa budete cítiť v kancelárii komfortnejšie. Obyčajný hrnček na rannú kávu, ktorý ste dostali ako dar od blízkeho človeka, rodinná fotografia, správne nastavené operadlo na stoličke, orientácia podľa pravidiel feng shui alebo upokojujúce pozadie na monitore počítača, to všetko môže pomôcť zútulniť pracovný priestor. Máte to plne vo svojich rukách. Náš mozog potrebuje k efektívnej činnosti tiež čerstvý vzduch, preto kanceláriu pravidelne vetrajte.

Priateľská atmosféra

O skvelú atmosféru sa postará aj uvoľnenosť medzi kolegami, neváhajte preto sem-tam utrúsiť vhodný vtip, chváľte, usmievajte sa. Rovnako, ako si zharmonizujete pracovný stôl, položky v počítači alebo riadky v diáre, pracujte aj na dobrých vzťahoch s kolegami. Nie je nič horšie a demotivujúcejšie než zachmúrené tváre a nepriateľské pracovné prostredie. Môžete mať k dispozícii ten najmodernejší priestor, aký vie ponuka kancelárii predložiť, ak si ale nenájdete cestu k svojim kolegom, pracovný čas bude utrpením. Je hlúposť kaziť si pracovný deň naštrbenými medziľudskými vzťahmi.

Vyvarujte sa stresu

Najmä, ak je toľko potenciálne nepredvídateľných stresových situácií, do ktorých sa behom dňa môžete dostať. A aj sa zväčša dostávate, o tom nepochybujeme. Preto sa na všetko, na čo môžete, dôkladne pripravte, úlohy si rozplánujte, rozvrhnite podľa dôležitosti, časovej náročnosti a riešte ich postupne. Dobrý zamestnanec si musí vedieť určiť priority. Pomáha, ak sa v duchu nastavíte na jednu konkrétnu vec. Krok za krokom, schodík po schodíku, pekne pomaly a s rozvahou. Takto postupujte aj v prípade, že sa objaví niečo nečakané. Majte na pamäti tiež to, že cesta do práce ešte nie je práca. Užite si ju, skúste sa pozitívne naladiť, počúvajte hudbu, rozprávajte sa s ľuďmi v autobuse, čítajte alebo iba tak pozorujte okolie. V žiadnom prípade ale neotvárajte firemné e-maily a telefonujte iba v najnutnejších prípadoch. Keď už zasadnete za pracovný stôl, skúste uplatniť napríklad Pravidlo dvoch minút. Ak zadanú úlohu nedokážete vyriešiť do dvoch minút, tak ju v tom okamihu nerobte alebo ju prideľte k nejakému projektu. Toto pravidlo je napríklad skvelé pre triedenie e-mailov. Pracovať môžete aj na základe kontextov. Nemusíte sa príliš zaťažovať tým, akej práci dať prednosť. Zvoľte si širší kontext, ktorým môže byť povedzme telefonovanie alebo kopírovanie. V prípade telefonovania zavolajte na všetky čísla, ktoré ste mali v ten deň v pláne vyťukať.

Naučte sa povedať „dosť“

Neustále bojujete s nereálnymi termínmi, ktoré nemajú žiadne rezervy? Nedarí sa vám plniť harmonogram, a preto sa dostávate do neustáleho konfliktu s nadriadenými? Tlačia vás, aby ste dosahovali ciele v šibeničnom čase? Áno, napätie či osočovanie na dobrej klíme nepridajú. Christa Sedlatschek, riaditeľka Európskej agentúry pre ochranu zdravia a bezpečnosť pri práci, uviedla pri príležitosti publikovania Európskeho prieskumu o nových a vznikajúcich rizikách v podnikoch (ESENER 2), že časový tlak pociťuje ako riziko až 34 % firiem. Najviac je to vo veľkých firmách s počtom zamestnancov 250 a viac (53,1 %), pričom dominuje zdravotná a sociálna práca, ako aj odvetvia vzdelávania (41,8 %). Výrobné podniky sa sťažujú najmenej (28,7 %). Nebojte sa niektoré projekty odmietnuť a naučte sa hovoriť nie. Znížte počet úloh tak, aby ste ich vedeli reálne stihnúť. Greg McKeown, autor knihy Esencializmus, odporúča zaviesť do praxe Pravidlo 90 %. Pri vyhodnocovaní projektov určte najdôležitejšie kritéria. Všetko, čo získa menej ako 90 %, vyraďte. Na dôležitých úlohách pracujte tak, aby vás nedokázalo nič vyrušiť. Nenechajte sa rozptyľovať. Pokojne si vyveste na dvere tabuľku s nápisom Zákaz vstupu, dajte si na uši slúchadlá a plne sa sústreďte na svoju prácu. Ak sa izolujete od rušivého okolia, úlohu dokončíte omnoho rýchlejšie. Rutinné úlohy si proste vyžadujú rutinný postup.

Oddych je alfou a omegou správneho pracovného nasadenia

Vo vašom  office centre  pôjde všetko hladšie a rýchlejšie, keď si každý zo zamestnancov dožičí zaslúžený čas na oddych. Obedná pauza či krátke prestávky počas dňa sú nevyhnutné, ak sa chcete nabudiť k produktívnejšej práci. Toto by si mal uvedomovať každý zodpovedný šéf aj spoľahliví zamestnanci. I keď sa vám zdá, že nič nestíhate, na prestávku je vždy potrebné si čas nájsť. Iba oddýchnuté telo dobité energiou je totiž schopné podávať tie najlepšie výkony, inak sa vám o zvýšenej produktivite môže naďalej iba snívať. Samozrejmosťou je i pravidelná, pestrá a vyvážená strava, ako aj dodržiavanie pitného režimu. Pri premýšľaní pomáhajú napríklad oriešky, ktoré majú vysoký obsah lecitínu, potrebného pre zdravú činnosť mozgu.

Veríme, že si svoj pracovný čas v kancelárii dokáže aj vďaka naším radám o niečo viac spríjemniť. Prajeme úspešný a produktívny deň.

Foto: © [Monkey Business] / Dollar Photo Club